Medarbejderne i Sekretariatet Social, Sundhed og Omsorg finder enklere måder at arbejde på.
På besøg i optimeringsværkstedet
Tekst og foto: Lene Bækgaard / Kommunikation
Overalt på de kommunale arbejdspladser skaber udfordringen med arbejdskraft behov for nye måder at arbejde på. I Sekretariatet i Social, Sundhed & Omsorg har de taget en nyskabende tilgang i brug for at leve op til forventningerne om mere produktivitet. En flok medarbejdere arbejder med at skabe nye og smartere løsninger ved helt bogstaveligt at træde ud af det daglige arbejde og i stedet gå i ’optimeringsværkstedet’.
Væk fra skrivebordet på rådhuset
Kravet om at arbejde smartere er ikke nyt, men en vedvarende proces. Derfor har Sekretariatet hentet inspiration hos Region Midtjylland, hvor man har haft gode resultater med at lade en del af medarbejderne træde ud af de sædvanlige driftsopgaver et par gange om måneden.
– Vi kan se, at det er urealistisk at skabe den nødvendige fremgang i udviklingsarbejdet, når medarbejdere samtidig sidder ved deres skrivebord begravet i driftsopgaver, siger leder Stephan Sandberg-Olesen.
Derfor rykker ni udpegede medarbejdere nu væk fra deres skrivebord på rådhuset hver anden onsdag. De sætter autosvar på mailen og viderestiller deres telefon. Det sker for at give dem mulighed for at bruge deres specialiserede faglighed til at finde nye og smartere måde at løse opgaver på uden forstyrrelser.
Medarbejderne går forrest
Sanne Østergaard Stilling, Lone Skytte og Randi Bligaard er tre af de ni medarbejdere, som er en del af optimeringsværkstedet.
Interessen for at være med har været stor i Sekretariatet. Men hvad siger de kolleger, som skal passe driften, når de ni medarbejdere arbejder med optimering af arbejdsgange?
– Alle i Sekretariatet bakker op om det og kan se, at de også får et udbytte af de nye arbejdsgange, vi arbejder med. I starten kunne man godt have lidt dårlig samvittighed over, at andre skal passe ens opgaver, for vi er jo helt væk fra arbejdspladsen, fortæller Randi Bligaard.
Men det er helt nødvendigt, er de alle tre enige om. Hvis man hele tiden risikerer at blive afbrudt, går det ud over muligheden for at følge opgaven helt til dørs.
De medarbejdere, der ikke direkte er en del af optimeringsværkstedet, bliver til gengæld involveret i det praktiske arbejde med at implementere projekterne.
De første resultater er opnået
Optimeringsværkstedet blev sat i verden i november 2023, og medarbejderne har allerede i løbet af de første måneder optimeret flere driftsopgaver.
- Vi har kigget på, hvordan vi rekrutterer i SSO og har udviklet en løsning, som lederne skal bruge, når de bestiller et stillingsopslag. Det har afskaffet alle de mails mellem lederne og Sekretariatet, som ofte opstod, når der manglede oplysninger. Derudover arbejder vi videre mod fuld integration til kommunens rekrutteringssystem, og den løsning vil komme alle i organisationen til gode, fortæller Sanne Østergaard Stilling.
Lone Skytte og Randi Bligaard står bag et andet færdigt projekt. Det er et området på Vicki, som netop har lederne i SSO som målgruppe.
– Vi har kaldt området ”Min lederside”. Målet er at give ledere bedre hjælp til selv-hjælp på Vicki, og indtil videre har reaktionerne været meget positive, fortæller Lone Skytte.
– Vi har fokus på at understøtte vores samarbejdspartnere, blandt andet ved at finde nye og smartere måder at løse opgaverne på. Det kan betyde, at både vi og muligvis også de ledere, vi understøtter, skal gøre noget andet end det, de plejer, men de skal ikke gøre mere, end de plejer, slår Stephan Sandberg-Olesen fast.
Få mere at vide
Har artiklen om optimeringsværkstedet i Sekretariatet i Social, Sundhed & Omsorg inspireret dig til at søge mere viden, kan du læse mere i denne power point-præsentation eller kontakte ledergruppen i Sekretariatet, herunder Stephan Sandberg-Olesen på mail: so1@viborg.dk